Le service Vie associative accueille, conseille, informe et accompagne les associations sur la mise en place de leurs projets. Il centralise également les réservations de salles et les demandes de matériel.

La ville propose aux associations inscrites au fichier associatif, les services suivants :

  • Le prêt d’une salle pour des réunions.
  • Le prêt de matériel dans le cadre d’une manifestation.
  • Le prêt d’un véhicule dans la limite d’une fois par mois et selon la disponibilité de celui-ci, dans le cadre d’un déplacement en relation avec l’activité de l’association.
  • 1 000 photocopies annuelles, le papier est à fournir par l’association.
  • Figurer dans le guide des activités et l’annuaire des associations.
  • La participation au forum des associations et de la fête du sport. Cet évènement se déroule le 1er samedi de septembre, après la rentrée scolaire.
  • La transmission automatique du dossier de demande de subvention et de toutes les informations relatives aux évènements sur la Ville de Longjumeau.
  • L’association subventionnée peut bénéficier d’une gratuité annuelle de 10 heures de la salle Anne Frank ou de la salle Brassens, sous réserve de disponibilité.

Pour inscrire votre association au fichier associatif de Longjumeau, vous devez transmettre les documents suivants :

  • Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive.
  • Le dernier procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire, le cas échéant.
  • Les statuts de l’association signés au minimum par 2 personnes mentionnées sur la liste des dirigeants.
  • Le règlement intérieur de l’association, si existant.
  • Le récépissé de déclaration et/ou le dernier récépissé de modification de la sous-préfecture.
  • La copie de déclaration de création au Journal officiel.
  • Le(s) attestation(s) d’assurance en cours de validité.
  • La fiche d’identité de l’association.

Mise à jour administrative

Pour faire la mise à jour du dossier administratif, vous devez transmettre chaque année, les documents suivants :

  • Une copie du compte rendu d’assemblée générale et du rapport d’activité,
  • Le(s) attestation(s) d’assurance annuelle en cours de validité,
  • Le cas échéant, la copie du récépissé de modification de la sous-préfecture/préfecture.
  • En cas de changements réalisés au sein de l’association (changement des membres du bureau, mise en veille ou dissolution, changement des statuts…), vous devez informer systématiquement le service Vie associative et transmettre les documents relatifs au changement, afin de mettre à jour votre dossier administratif.

Supports de communication

Pour communiquer sur vos évènements, des moyens de diffusion sont mis à votre disposition :

  • Le magazine municipal
  • 4 journaux électroniques d’information
  • 10 panneaux d’affichage dédiés exclusivement aux associations
  • Diffusion de votre manifestation à l’ensemble du fichier associatif

Prêt de salle et location de salle

La ville met à disposition différentes salles pour des réunions :

  • Au sein d’un premier espace situé derrière l’annexe de l’Hôtel de Ville, 3 bis rue des Écoles, composé de 3 salles d’une capacité de 19 à 70 personnes et d’un sanitaire.
  • Au sein d’un second espace situé dans le cadre exceptionnel du moulin de Gravigny, 8 rue Copernic, composé de 3 salles d’une capacité de 19 personnes et de bureaux.

(à noter que les services municipaux sont prioritaires quant à l’utilisation de ces salles).

Deux autres salles peuvent être mises à la location des associations :

  • la salle Georges Brassens, 4-6 rue Rameau, d’une capacité de 49 personnes debout*.
  • la salle Anne Frank, rue Daniel Mayer, d’une capacité de 250 personnes assises / 471 personnes debout*

(capacité maximale variable à la baisse en fonction de la configuration de la salle).

Pour en bénéficier, il suffit de prendre contact avec le service Vie associative.

Prêt de matériel

La ville prête du matériel tel que tables, chaises, stands, matériel de sonorisation.

(à noter que le matériel est attribué en priorité aux manifestations municipales, puis aux fêtes de fin d’année des écoles, et enfin aux associations).

Vous pouvez effectuer cette démarche en ligne via le Portail citoyen.

Prêt de véhicule

La Ville peut aussi mettre à disposition un minibus 9 places. Les associations peuvent en bénéficier au maximum une fois par mois. Les réservations s’effectuent au minimum deux mois avant, auprès du service Vie associative par mail associations@longjumeau.fr <mailto:associations@longjumeau.fr> ou par téléphone 01 64 54 59 38.

L’association devra fournir :

  • une attestation d’assurance couvrant les accidents et dommage causés au tiers pour le conducteur,
  • la photocopie du permis de conduire de toutes les personnes qui seront amenées à conduire le véhicule,
  • un exemplaire signé de la convention pour « l’utilisation d’un véhicule municipal par une association »,
  • un chèque de caution du montant de la franchise (selon les tarifs en vigueur).

Contact

Service Vie associative
25 rue Léontine Sohier
Parc des sports Langrenay, tribunes Labejof, 1er étage
01 64 54 59 38